Conditions Générales de Vente
(CGV)

Les présentes conditions de réservation et de ventes régissent les rapports entre l'Agence ERA Expériences, dénomination commerciale de JOYE ALICE EI, et ses clients, bénéficiaires de prestations (événements professionnels et privés, location de matériel).

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent tant aux clients professionnels (B2B) qu’aux clients particuliers (B2C). Certaines dispositions spécifiques s’appliquent exclusivement aux clients professionnels ou aux clients particuliers, conformément aux articles identifiés comme tels.

La confirmation d'une réservation implique l'acceptation des conditions générales de réservation et de vente telles qu'énoncées ci-dessous.

Dans le cadre d'une activité physique, le ou les client(s) doi(ven)t impérativement informer de tout état de santé particulier nécessitant une prise en charge (diabète, épilepsie, grossesse, asthme, surpoids…). Toute allergie alimentaire doit également être signalée au préalable par mail.

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Article 1 – NATURE DES PRESTATIONS

ERA Expériences intervient dans le cadre de prestations d’organisation, de conception, de coordination et de supervision d’événements professionnels et privés, incluant notamment des congrès, séminaires, soirées de gala et activités de groupe.

Sauf stipulation contraire expressément mentionnée dans le devis, ERA Expériences n’agit pas en qualité de fournisseur direct de prestations par exemple techniques, artistiques, de restauration, de boissons ou de sécurité, mais en qualité de coordinateur et chef d’orchestre global de l’événement.

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Article 2 - CONDITIONS DE RÉSERVATION

​Les tarifs des services proposés par ERA Expériences sont applicables à tous. La réservation d'une prestation implique obligatoirement l'acceptation des présentes conditions générales de ventes. Elles sont communiquées au plus tard lors de la réservation de la prestation. Toute réservation de prestation devient effective à la réception du paiement (Art.3) : une prestation n'est considérée comme définitivement confirmée qu'au paiement de la prestation ou au versement de l'acompte avec le cas échéant la proposition de réservation signée et portant la mention « bon pour accord ». Les participants et responsables de groupes se déclarent informés des droits et obligations de chaque partie.

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2.1 LA RÉSERVATION AVEC L'AGENCE

Elle s'effectue auprès de nos services et fait l'objet d'une confirmation de réservation. Elle devient effective à réception de la confirmation de réservation, par email ou devis signé avec la mention "bon pour accord", accompagnée d'un acompte sur le montant total de la prestation , défini dans le devis. À défaut du retour de ce document, la réception de l'acompte implique l'adhésion totale du client aux présentes conditions générales.

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2.2 MODIFICATION DU NOMBRE DE PARTICIPANTS

La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 6.2 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’activité, d’hébergement, de restauration ou d’espaces loués. Si le nombre de Participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le contrat, la mise à disposition des activités et espaces ne sera confirmée que sous réserve de disponibilité et après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation. En cas de non disponibilité, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le contrat/devis.

2.3 MODIFICATION DES PRESTATIONS

Toute demande de modification des prestations par rapport au contrat/devis accepté doit être adressée par écrit à l'agence et sera dûment facturée par l’agence. L’agence peut, à tout moment et sans aucun motif, refuser la demande de modification des prestations. Faute d'acceptation écrite de l'établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le contrat accepté par le Client. Dans ce cas, l’agence ne pourra pas être recherchée en paiement d’une quelconque indemnité.

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Toute modification demandée par le Client est susceptible d’entraîner des impacts techniques, humains, organisationnels ou financiers que le Client reconnaît accepter. ERA Expériences ne saurait être tenue responsable des conséquences indirectes résultant de modifications tardives, successives ou contradictoires demandées par le Client.

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Article 3 - GARANTIES

L'agence ERA Expériences (JOYE ALICE EI) est un organisme immatriculé par l'Etat. Afin de garantir les fonds versés par ses clients et ainsi protéger leur réservation, elle possède une responsabilité civile professionnelle.

En cas d'annulation de la part d'ERA Expériences d'une ou de la totalité des prestations dans un cas de force majeure, le remboursement intégral des sommes versées est garanti. Attention, la garantie des fonds déposés ne s'applique pas à l'ensemble des prestations touristiques vendues par votre conseiller. Renseignez vous auprès de celui-ci.

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En cas d'annulation pour mauvaises conditions météorologiques, par décision unilatérale de l’Agence 72H avant la prestation, certaines prestations d’activités extérieures spécifiées par l'agence pourront être remboursées sauf dans le cas de l'élaboration d'un plan de repli ou plan B. Les prestations de transport, d’hébergement et restauration seront soumises aux conditions d’annulation des prestataires engagés.

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ERA Expériences est tenue à une obligation de moyens dans l’exécution de ses prestations. Elle ne saurait garantir un résultat strictement conforme à une attente subjective du Client ou des participants, l’organisation d’un événement impliquant par nature des aléas humains, techniques et logistiques.

 

Article 3 bis – PRESTATAIRES TIERS

Lorsque certains prestataires sont sélectionnés, imposés ou contractés directement par le Client, ceux-ci interviennent sous la seule responsabilité du Client.

ERA Expériences assure uniquement une mission de coordination générale et de supervision globale si celle-ci est inscrite dans le devis et ne saurait être tenue responsable de la défaillance, du retard, de l’inexécution ou de la mauvaise exécution de leurs prestations, sauf faute prouvée dans l’exécution de sa mission de coordination.

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Article 4 - TARIFS

Nos tarifs sont des tarifs HT en euros, par personne ou forfaitaire, pour l'ensemble des prestations proposées. En cas de prix forfaitaires, les prix s'appliquent globalement aux services réservés. Les tarifs confirmés sur l'accord de principe sont fermes pour 3 mois à compter de la date d'envoi et susceptibles de modification sans préavis en cas de changement de taux des taxes ou de révision des prix d'un prestataire extérieur.

Nos tarifs sont appliqués à tous les participants, y compris les accompagnateurs (pas de gratuité) sauf cas particulier. Les prestations vendues sont soumises au taux de TVA de 20%.

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Article 5 - CONDITIONS DE PAIEMENT

Les factures sont établies en euros et doivent être réglées en euros. ERA Expériences ne prend en charge ni frais de change, ni frais de virement. Seule la réception du paiement par chèque, carte bancaire ou espèce valide définitivement la réservation d'une prestation au sein de nos services.

Dans le cas d'un paiement en ligne par carte bancaire, le client prend à sa charge les frais correspondant à 1,9% du montant réglé.

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5.1 ACTIVITÉS DE GROUPE

Toute validation de réservation sera prise en compte à réception de l'acompte tel que défini dans le devis (le pourcentage peut varier selon la proximité entre la date de signature du devis et la date de prestation), et le solde du montant total devra être remis après facture émise le jour de la prestation, par chèque à l'ordre d'ERA Expériences, virement ou règlement en espèces. L'agence se réserve le droit d'annuler toute réservation en cas d'absence de règlement suivant l'échéancier fixé dans nos conditions particulières ci-dessous.

La facture de solde à régler sous 7 à 30 jours maximum après la date de prestation (se conformer à l'échéancier fixé dans le devis) vous sera envoyée à l'issue de votre événement, tenant compte de vos versements, des éventuelles modifications survenues après signature du contrat et des extras non réglés sur place par les participants. Dans le cadre d'un dépassement du délai de paiement de la facture définitive, ERA Expériences se réserve le droit de facturer les intérêts de retard au taux de 2% par mois de retard entamé.

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5.2 LOCATION DE MATÉRIEL

Toute validation de réservation sera prise en compte à réception d’un acompte de 30%, et le solde du montant total devra être remis la veille de la location au maximum. Tout acompte engagé sera conservé par l'agence en cas d'annulation. L'agence se réserve le droit d'annuler toute réservation en cas d'absence de règlement du solde. Dans le cadre d'un dépassement du délai de paiement de la facture définitive, ERA Expériences se réserve le droit de facturer les intérêts de retard au taux de 10% par mois de retard entamé.

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La location de matériel est soumise à une caution précisée dans le contrat de location. Tout endommagement du matériel sera facturé au Client sur le montant de la caution, à la hauteur des devis de réparation et/ou de remplacement du matériel. Les cautions sont réalisées sous forme de virement, reçu au maximum la veille de la location et sont restituées dans un délai maximal de 7 jours suivant la prestation.

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Si l'agence ERA Expériences loue du matériel auprès d'un prestataire extérieur pour répondre aux besoins du Client lors de son événement, elle se réserve le droit de refacturer au Client toute caution encaissée ou toute assurance souscrite. Pour les montants importants, l'agence pourra exiger que le Client verse directement la caution auprès du prestataire. L'Agence ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas de casse et/ou de perte et/ou de vol du matériel loué.

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Article 6 - RÉCLAMATIONS

Toute réclamation devra nous parvenir par lettre recommandée avec accusé réception dans un délai de 30 jours après la fin de la manifestation au siège social : JOYE ALICE EI (ERA Expériences) - 161 rue Jeanne d'Arc, 54000 - NANCY.

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Article 7 – ANNULATION / INTERRUPTION

La facturation étant faite sur la base des prestations commandées, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d'annulation ci-après. Les annulations de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit à l’agence.

En cas d’interruption du séjour ou de l'événement pour quelque cause que ce soit, l’intégralité du prix TTC pour l’ensemble du séjour convenu sera encaissée sans recours possible du Client. Est également considérée comme une annulation de séjour ou d'événement tout séjour ou événement commencé mais qui serait interrompu, quel que soit le motif de cette interruption. Est également considérée comme une annulation totale ou partielle tardive toute annulation reçue par l’agence au-delà des délais prévus aux présentes.

 

En cas d’interruption totale ou partielle de l’événement du fait d’un prestataire tiers, d’un participant, d’un intervenant ou d’une décision indépendante de la volonté d’ERA Expériences, aucune responsabilité ne pourra être imputée à l’agence au-delà des prestations effectivement réalisées.

7.1 ANNULATION TOTALE

Sont considérés comme annulation totale donnant lieu à l’application des conditions d’annulation ci-après définies :

• ​le no -show" (annulation sans préavis)

• le changement de date de la manifestation

• le non-respect des échéances de paiement

Dans les cas cités ci-dessus, la manifestation sera considérée comme définitivement annulée aux torts exclusifs du Client. En cas d’annulation totale, à titre d’indemnité, l’agence conservera le ou les acomptes versés ou facturera le Client comme indiqué ci-après :

• plus de 30 jours avant le premier jour de la date de la manifestation : le montant du ou des acomptes prévus aux conditions particulières.

• 30 jours ou moins avant le premier jour de la date de la manifestation : 100% du montant TTC des prestations réservées.

7.2 ANNULATION PARTIELLE

Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du contrat quelle qu’en soit la cause : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personnes et/ou des prestations commandées. En cas d’annulation partielle, les frais d’annulation encourus par le client sont les suivants :

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* jusqu’à 30 jours avant le premier jour de la manifestation : seront facturés uniquement les frais engagés pour les réservations qui ne seraient pas remboursables
* entre 30 et 15 jours avant le premier jour de la manifestation : annulation sans frais jusqu’à 50% du montant total TTC de la manifestation (pour toute annulation supérieure ou égale, 50% des montants annulés seront facturés)
* entre 15 et 7 jours avant le premier jour de la manifestation : annulation sans frais jusqu’à 20% du montant total TTC de la manifestation (pour toute annulation supérieure ou égale, 80% des montants annulés seront facturés)
* à moins de 7 jours du début de la manifestation : 100% des montants annulés seront facturés

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Article 8 – REPORT, FORCE MAJEURE ET ALÉAS ÉVÉNEMENTIELS

Constituent notamment des cas de force majeure ou assimilés :
les décisions administratives ou préfectorales, les grèves ou mouvements sociaux, les restrictions de circulation, l’indisponibilité imprévisible d’un lieu ou d’un intervenant clé, les défaillances techniques majeures indépendantes de la volonté de l’agence, ainsi que tout événement extérieur rendant impossible ou excessivement difficile la tenue de l’événement.

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En cas de météo non adaptée à la pratique d’activités en plein air (cas de force majeur) : pluie, vent, risque incendie... Seule l'agence ERA Expériences et ses prestataires seront aptes à modifier ou annuler les prestations réservées. À partir de J-3, ERA Expériences préviendra le Client par mail ou autres moyens à sa convenance de la modification ou l'annulation de la prestation. La prestation pourra être reportée, transformée en avoir valable un an ou intégralement remboursée selon l'activité concernée et spécifiée par l'agence. Selon un accord préalable, un plan de secours peut être étudié et sera dûment facturé par l’agence.

En cas de demande de report de la prestation par le Client en raison d’un empêchement de son fait, celle-ci devra être formulée par écrit et adressée à ERA Expériences au moins 35 jours avant la date initialement prévue de ladite prestation. L'acompte versé sera conservé, et le solde devra être réglé conformément aux dispositions de l'article 4.

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Toute pénalité résultant du report, indépendante de la responsabilité d’ERA Expériences (notamment celles imputables aux prestataires), sera facturée au Client.

Passé le délai de prévenance de 35 jours, ERA Expériences se réserve le droit d’examiner la demande de report au cas par cas.

 

 

Article 9 – SÉCURITÉ, PARTICIPANTS ET ALCOOL

Le Client est responsable du comportement de ses participants, invités et intervenants pendant toute la durée de l’événement.

La consommation de boissons alcoolisées, lorsqu’elle est proposée lors de l’événement, est assurée sous la responsabilité exclusive du prestataire en charge du service des boissons, titulaire des autorisations et assurances requises.

ERA Expériences n’intervient ni dans le service, ni dans la vente, ni dans le contrôle de la consommation d’alcool et ne saurait être tenue responsable des conséquences liées à ladite consommation par les participants.

ERA Expériences se réserve le droit d’interrompre, d’adapter ou de suspendre tout ou partie de la prestation si les conditions de sécurité ne sont plus réunies.

 

Article 10 – LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

En toute hypothèse, la responsabilité d’ERA Expériences, toutes causes confondues, est strictement limitée au montant total hors taxes facturé au titre de la prestation concernée.

Sont expressément exclus tous dommages indirects, immatériels ou commerciaux, notamment perte d’image, perte d’exploitation ou manque à gagner.

Les dispositions du présent article constituent une condition déterminante du consentement du Client.

Cette disposition ne s’applique pas aux clients particuliers au sens du Code de la consommation.

Article 11 – FORMALITÉS PRÉALABLE ET ASSURANCES

Le Client fait son affaire de toute déclaration éventuelle ou demande d'autorisation auprès des organismes et/ou administrations. En aucun cas ERA Expériences ne sera tenue pour responsable du défaut de ces déclarations.

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Lors de la location de matériel d'un autre prestataire via ERA Expériences, l'agence est signataire du contrat mais le Client se devra de fournir les garanties et assurances demandées par le loueur final.
Le client se doit d'informer ERA Expériences de toutes contre-indications médicales à la pratique d'une activité sportive (problèmes respiratoires, cardiaques...).

L'entreprise JOYE ALICE EI dispose d'une assurance responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de la MACIF, de plus l'ensemble des prestataires encadrants font l'objet d'une responsabilité civile professionnelle.
ERA Expériences ne pourra pas être tenue responsable d'un quelconque incident survenu en dehors de sa prestation d’organisateur d'événement.

En cas d'exposition de matériels ou d'objets de valeurs, nous recommandons au Client de souscrire, à ses frais, une assurance dommages et vols.

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Article 12 – PUBLICATION / COMMUNICATION

Dans le cadre de l’événement, ERA Expériences peut être amenée à réaliser ou faire réaliser des photographies et/ou vidéos, soit directement par ses équipes, soit par des prestataires tiers, notamment dans le cadre de forfaits photo et/ou vidéo proposés au Client.

Les contenus photographiques et vidéographiques réalisés dans le cadre de prestations vendues sont livrés au Client selon les conditions définies dans le devis.

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Sauf mention contraire expressément indiquée dans le devis ou par écrit avant l’événement, le Client autorise ERA Expériences à utiliser, à des fins strictement promotionnelles et de valorisation de son activité, une sélection de photographies ou extraits vidéo issus de l’événement, y compris ceux réalisés par ERA Expériences ou ses prestataires, à condition que cette utilisation ne porte pas atteinte à l’image, à la confidentialité ou aux intérêts du Client.

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Le Client garantit disposer des autorisations nécessaires des personnes filmées ou photographiées et, le cas échéant, des tiers titulaires de droits, pour les usages prévus au présent article.

Toute demande spécifique de restriction, de validation préalable ou de confidentialité renforcée devra être formulée par écrit avant la tenue de l’événement et pourra, le cas échéant, faire l’objet de conditions particulières.

 

Article 13 – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Lors de votre réservation, des informations sont demandées pour garantir l'exécution de nos prestations. Il s'agit de vos données personnelles. Vous trouverez sur cette page des réponses sur notre politique de confidentialité afin de répondre au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à vos questions : https://era-experiences.com/politique-de-confidentialite

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